Paperless-NGX: Dein Weg zum papierlosen Büro

Schluss mit Papierchaos und endloser Suche! Paperless-NGX ist die führende Open-Source Dokumentenmanagement-Software (DMS), die dein physisches Archiv in eine durchsuchbare, digitale Wissensdatenbank verwandelt. Egal ob Rechnungen, Verträge oder Notizen – lerne hier, wie du Paperless-NGX installierst, konfigurierst und optimal nutzt, um deine Dokumente effizient zu verwalten und endlich das papierlose Büro zu realisieren.

Dieser Guide dient als zentrale Anlaufstelle und fasst die wichtigsten Informationen aus den Blogposts zusammen.

Was ist Paperless-NGX und warum solltest du es nutzen?

• Ursprung & Entwicklung: Ursprünglich als “Paperless” von Daniel Quinn gestartet, wurde es als “Paperless-ng” von Jonas Winkler weiterentwickelt und fand seine aktuelle, aktiv gepflegte Form als “Paperless-NGX”. Dieser Fork wird von einer engagierten Community getragen und ständig verbessert. (Mehr zur Geschichte)
• Kernfunktionen:
  • Automatische OCR (Texterkennung): Macht gescannte Dokumente (PDFs, Bilder) voll durchsuchbar.
  • Intelligente Metadaten: Erkennt Korrespondenten, Typen, Daten und schlägt Tags vor.
  • Flexibles Tagging: Organisiere Dokumente nach deinen eigenen Kriterien.
  • Leistungsstarke Suche: Finde alles über Volltextsuche und Filter.
  • Automatischer Import: Überwacht Ordner oder E-Mail-Postfächer.
  • Breite Dateityp-Unterstützung: PDFs, Bilder standardmäßig; Office-Dokumente und E-Mails optional mit Tika/Gotenberg.
  • Web-Oberfläche & Mobile Apps: Zugriff von überall.
  • Open Source & Self-Hosted: Volle Datenkontrolle, kostenlos.

Planung deines Paperless-NGX Setups

Bevor du installierst, überlege dir:

1. Die richtige Plattform:

   • Synology NAS: Ideal für viele Heimanwender. Einfach einzurichten, energieeffizient. Benötigt Docker/Container Manager. Meine Empfehlung & Hauptanleitung:
     ➡️ Anleitung: Paperless-NGX auf Synology NAS installieren
   • VPS/Dedizierter Server: Für mehr Leistung, Flexibilität und Zugriff von überall. Erfordert Linux-Kenntnisse.
     ➡️ Anleitung: Paperless-NGX auf einem VPS/Linux Server installieren
   • Anderer Homeserver (Raspberry Pi, NUC etc.): Machbar, achte auf RAM (mind. 4GB empfohlen mit OCR/Tika). Die VPS-Anleitung kann oft angepasst werden.
     ➡️ Anleitung: Paperless-NGX auf Homeserver (Allgemein)
   • Andere NAS (QNAP, Ugreen etc.): Wenn Docker unterstützt wird, ist die Synology-Anleitung oft eine gute Basis, aber Details (Ordner, Benutzer) können abweichen.

2. Docker: Paperless-NGX wird am besten als Docker-Container betrieben. Das sorgt für einfache Installation und Updates.

3. Speicherorte: Plane, wo die Ordner data, media, db, db-backup und consume liegen sollen. Eine klare Struktur ist wichtig!

4. Scan-Workflow: Wie kommen Dokumente ins System? Netzwerkscanner direkt in den consume-Ordner ist am elegantesten. Scan-to-Email oder manueller Upload sind Alternativen.

5. Backup: Absolut unverzichtbar! Sichere mindestens data, media und die Datenbank-Dumps aus db-backup oder den export aus dem document_exporter.

Der Paperless-NGX Workflow im Detail

1. Erfassen (Consume): Dokument landet im consume-Ordner (oder E-Mail, Upload).
2. Verarbeiten & OCR: Duplikatprüfung, Texterkennung.
3. Archivieren & Metadaten: Automatische Erkennung von Korrespondent, Typ, Datum; Tag-Zuweisung (manuell oder per Regel).
4. Speichern: Original und ggf. Archiv-PDF landen im media-Ordner.
5. Suchen & Finden: Zugriff über Web-UI oder Apps.

Wichtige Funktionen & Konfigurationen

• Tika & Gotenberg (Office-Dokumente & E-Mails): Um mehr als nur PDFs/Bilder zu verarbeiten, füge Tika und Gotenberg zu deinem Docker Stack hinzu. Erhöht den RAM-Bedarf!
• Updates durchführen: Halte Paperless aktuell! Neue Versionen bringen oft wichtige Verbesserungen und Fixes.
• Metadaten effektiv nutzen: Lerne, wie du Korrespondenten, Dokumententypen und Tags optimal einsetzt, um deine Dokumente schnell wiederzufinden.
• Dateinamen-Formatierung (PAPERLESS_FILENAME_FORMAT): Steuere, wie deine Dateien im media-Ordner benannt und strukturiert werden.
• Backup & Restore: Richte ein solides Backup ein und teste die Wiederherstellung. Der Document Exporter/Importer ist nützlich für Migrationen.

Häufige Fragen (FAQ)

• Ist Paperless-NGX wirklich kostenlos? Ja, die Software ist Open Source. Kosten entstehen nur für die Hardware (Server/NAS/Strom) und optional für Cloud-Backup-Speicher.
• Wie sicher sind meine Daten? Die Sicherheit hängt von deiner Server-/NAS-Konfiguration ab. Paperless-NGX selbst ist sicher, aber du musst für eine sichere Umgebung (Firewall, Updates, starke Passwörter) und Backups sorgen.
• Kann ich Dokumente wieder exportieren? Ja, über den media-Ordner hast du direkten Zugriff auf die Originaldateien. Der Document Exporter erstellt zudem ein strukturiertes Archiv inkl. Metadaten.
• Lohnt sich der Aufwand gegenüber Cloud-Diensten? Wenn dir Datenhoheit, Kontrolle und keine laufenden Abokosten wichtig sind: Ja. Cloud-Dienste sind oft einfacher einzurichten, aber du gibst die Kontrolle ab.
• Welche Scanner funktionieren gut? Scanner mit Netzwerk-Scan-Funktion (Scan-to-SMB/FTP/Email) sind ideal. Modelle von Brother (z.B. ADS-Serie) oder Fujitsu (ScanSnap) sind beliebt.